Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

[Firmenname / Betreiber]
[Straße, Hausnummer]
[PLZ, Ort]
[Land]

E-Mail: [E-Mail-Adresse]
Telefon: [Telefonnummer]

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, unserer Inhalte und Leistungen sowie zur Bearbeitung von Anfragen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der DSGVO und – soweit einschlägig – ergänzender nationaler Datenschutzvorschriften.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, etwa Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, IP-Adresse oder Nutzungsdaten.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge Ihre Einwilligung einholen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO Rechtsgrundlage. Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit wir rechtlich verpflichtet sind, Daten zu verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Hosting und Server-Logfiles

Beim Aufruf dieser Website werden technisch erforderliche Daten automatisiert durch den Server erfasst. Dazu können insbesondere gehören: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite/Datei, Referrer-URL, Browsertyp und Browserversion, Betriebssystem sowie der anfragende Provider.

Die Verarbeitung erfolgt zur Gewährleistung von Stabilität, Sicherheit und technischer Bereitstellung der Website auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Hosting-Anbieter: [Name und Anschrift des Hosting-Anbieters]

5. Kontaktaufnahme per Formular, E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per Kontaktformular, E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen. Dazu können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmensangaben, Anzahl der Einheiten sowie Ihre Nachricht gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder – bei sonstigen Anfragen – auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Bearbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Kundenkonto / Registrierung / Nutzung der Software

Sofern auf unserer Website ein Nutzerkonto angelegt oder unsere Software genutzt werden kann, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Daten, etwa Stamm- und Kontaktdaten, Login-Daten, Vertragsdaten, Nutzungsdaten sowie in der Anwendung gespeicherte Inhalte.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung des Nutzerkontos, zur Nutzung der Anwendung sowie zur Durchführung des Vertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bitte prüfen Sie vor Veröffentlichung, welche konkreten Daten Ihre Software tatsächlich speichert, etwa Objekt-, Einheiten-, Mieter- oder Abrechnungsdaten, und ergänzen Sie diese Angaben hier passend.

7. Verarbeitung von Daten in der Anwendung Nebenkosten-Fix

Im Rahmen der Nutzung unserer Software können personenbezogene Daten verarbeitet werden, die Sie selbst eingeben oder hochladen. Dazu können – je nach Nutzung – insbesondere Angaben zu Vermietern, Mietern, Einheiten, Kostenarten, Vorauszahlungen, Verbrauchswerten, Abrechnungsdaten und Kontaktdaten gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der vereinbarten Softwarefunktionen und zur Erstellung von Nebenkostenabrechnungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wenn Sie mit der Software Daten Dritter verarbeiten, insbesondere Mieterdaten, sind Sie grundsätzlich selbst dafür verantwortlich, dass für diese Verarbeitung eine datenschutzrechtliche Grundlage besteht. Gegebenenfalls ist zusätzlich ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung erforderlich.

8. Cookies und vergleichbare Technologien

Auf unserer Website können Cookies oder ähnliche Technologien eingesetzt werden. Technisch erforderliche Cookies dürfen eingesetzt werden, soweit sie für den Betrieb der Website notwendig sind. Für nicht notwendige Cookies, insbesondere für Tracking-, Analyse- oder Marketingzwecke, ist grundsätzlich Ihre Einwilligung erforderlich.

Welche Cookies konkret eingesetzt werden, sollte zusätzlich in Ihrem Consent-Tool oder Cookie-Banner transparent ausgewiesen werden. Bitte ergänzen Sie hier vor Veröffentlichung die tatsächlich verwendeten Kategorien und Anbieter.

9. Analyse- und Tracking-Tools

Sofern Sie Analyse- oder Tracking-Tools wie z. B. Google Analytics, Matomo, Meta Pixel oder vergleichbare Dienste einsetzen, müssen diese hier einzeln mit Zweck, Rechtsgrundlage, Anbieter, Speicherdauer, Datenübermittlung in Drittländer und Widerspruchs- bzw. Widerrufsmöglichkeiten beschrieben werden.

Wenn Sie keine Analyse- oder Tracking-Tools verwenden, löschen Sie diesen Abschnitt.

10. Chatbot / KI-Funktionen / OpenAI

Wenn auf dieser Website ein Chatbot oder eine KI-gestützte Assistenzfunktion eingesetzt wird, können die von Ihnen im Chat eingegebenen Inhalte verarbeitet werden. Dazu können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachrichteninhalte sowie sonstige freiwillig übermittelte Informationen gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Bereitstellung der Chatfunktion und – sofern einschlägig – zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Kommunikation gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Sofern für die Verarbeitung externe KI-Dienstleister, etwa API-Anbieter, eingesetzt werden, sind diese hier konkret zu benennen:

Anbieter: [z. B. OpenAI, LLC / OpenAI Ireland Ltd. – bitte tatsächlich genutzten Anbieter prüfen]
Zweck: [z. B. automatisierte Beantwortung von Anfragen]
Datenkategorien: [Chatinhalte, Kontaktdaten, Metadaten]

Bitte prüfen Sie vor Veröffentlichung unbedingt, ob und in welchem Umfang Chatinhalte gespeichert, protokolliert oder zur Verbesserung des Dienstes genutzt werden und ob eine Übermittlung in Drittländer stattfindet.

11. Newsletter

Wenn Sie einen Newsletter anbieten, müssen hier Angaben zur Anmeldung, zum Double-Opt-in, zu Protokollierungsdaten, zum Versanddienstleister, zur Rechtsgrundlage und zur Abmeldemöglichkeit ergänzt werden.

Wenn Sie keinen Newsletter einsetzen, löschen Sie diesen Abschnitt.

12. Bewerbungen

Wenn Sie Bewerbungen über die Website entgegennehmen, müssen hier die Datenkategorien, Zwecke, Rechtsgrundlagen und Speicherfristen für Bewerbungsdaten ergänzt werden.

Wenn Sie kein Bewerbungsformular oder keine Karriere-Seite haben, löschen Sie diesen Abschnitt.

13. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten werden innerhalb unseres Unternehmens nur an diejenigen Stellen übermittelt, die diese zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke benötigen. Darüber hinaus können wir externe Dienstleister einsetzen, etwa für Hosting, E-Mail-Versand, Formulare, Support, Analyse, Cloud-Dienste oder Softwarebereitstellung. Soweit diese in unserem Auftrag tätig werden, erfolgt die Einbindung auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung.

Bitte ergänzen Sie hier die tatsächlich eingesetzten Dienstleister, soweit dies für Transparenz oder aufgrund der Art. 13/14 DSGVO erforderlich ist.

14. Datenübermittlung in Drittländer

Sofern personenbezogene Daten an Empfänger in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt dies nur unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen. Dazu können insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission oder geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln gehören.

Bitte prüfen Sie vor Veröffentlichung, ob Ihre eingesetzten Dienste Daten in Drittländer übermitteln, insbesondere bei Cloud-, Analyse-, Chatbot- oder API-Diensten.

15. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Anschließend werden die Daten gelöscht, sofern keine weitere gesetzliche Grundlage für die Verarbeitung besteht.

Bitte ergänzen Sie hier – soweit möglich – konkrete Fristen, etwa für Kontaktanfragen, Kundenkonten, Vertragsdaten, Rechnungsdaten oder Supportanfragen.

16. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen. Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

17. Zuständige Aufsichtsbehörde

Sie können sich insbesondere an die Datenschutz-Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.

Zuständige Aufsichtsbehörde: [Name der zuständigen Landesdatenschutzbehörde ergänzen]

18. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Soweit die Bereitstellung personenbezogener Daten für den Vertragsschluss, die Kontaktaufnahme oder die Nutzung einzelner Funktionen erforderlich ist, kennzeichnen wir dies entsprechend. Ohne diese Daten kann die jeweilige Leistung unter Umständen nicht oder nicht vollständig erbracht werden.

19. Automatisierte Entscheidungen / Profiling

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt, sofern wir Sie nicht an anderer Stelle ausdrücklich hierüber informieren.

20. Aktualität und Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die jeweils aktuelle Fassung.

Stand: [Monat Jahr]